Bez dobrego zaplecza – komunikacja pozostaje tylko pomysłem
Projekty komunikacyjne mają dwie twarze: jedna to ta efektowna, polegająca na kreacji idealnej strategii i jej realizacja, druga to żmudna część stworzenia takiego zaplecza administracyjnego, by projekt spełnił założone kryteria i był dostarczony na czas.
Uwielbiam moment burzy mózgów w naszym zespole, kiedy zaczyna rodzić się strategia komunikacji. Odbywają się wtedy gorące dyskusje o tym, co chcemy zakomunikować, jakich narzędzi użyć – kreatywne pomysły sypią się jak z rękawa. Czuje się wówczas, że projekt zaczyna żyć nowym życiem.
Jednak aby kreatywne projekty mogły powstać i być odpowiednio zrealizowane, potrzebne jest duże wsparcie administracyjne. Bez dobrego zaplecza komunikacja pozostanie tylko pomysłem. Jak to zrobić, by tak nie było?
- Ważne jest wypracowanie jasnych procedur, które określają rolę i odpowiedzialność każdego z nas za poszczególne zadania – od stworzenia oferty kończąc na wysłaniu klientowi raportu z naszych działań. Procedury są nudne, ale wprowadzają porządek i nadają pewien rytm pracy
- Pilnujemy, aby dla każdego projektu była podpisana umowa lub zlecenie na pracę, którą mamy wykonać. Umowa to taka formalność, która zabezpiecza zarówno naszego klienta, jak i nas w całym okresie realizacji zlecenia.
- Staramy się jasno opisać zasady współpracy z klientem. To ważne by każda ze stron wiedziała, czego może oczekiwać, ale i do czego jest zobowiązana.
- Pilnujemy, by nasz klient dostawał raporty z tego, co zostało w danym czasie zrobione.
- Do współpracy zapraszamy sprawdzonych podwykonawców, których poziom realizacji usług odpowiada naszym wymaganiom.
- Pilnujemy, by faktury naszych podwykonawców były płacone terminowo, a faktura wystawiona do naszego zleceniodawcy była wysłana wraz z raportem zawierających opis wykonanych prac.
- Ostatnie, ale najważniejsze – dbamy o naszych współpracowników. Stawiamy wysoko poprzeczkę co do jakości oferowanych przez nas usług, jednocześnie staramy się wyposażyć naszą ekipę w możliwie najlepsze narzędzia do ich realizacji, organizujemy warsztaty wewnętrzne i wspieramy się wzajemnie w realizacji naszych projektów.
Stworzenie skutecznej komunikacji jest procesem wielu elementów połączonych ze sobą, z których każdy odgrywa kluczową rolę dla powodzenia całego przedsięwzięcia.
