Co Wam się kojarzy ze słowem „prosty”? Gdy zadałam to pytanie podczas warsztatu z używania prostego języka, usłyszałam kilka odpowiedzi: jasny, zrozumiały, łatwy, czytelny, przyjazny. Czym on jest? To zrozumiała, przejrzysta i partnerska komunikacja. Nie jest to prostacki czy prymitywny sposób porozumiewania się. Jest po prostu prosty. Proste? 😉
Definicja Międzynarodowej Federacji Prostego Języka mówi, że: „Komunikat jest w prostym języku, jeśli słowa, struktura i układ graficzny są tak jasne, że odbiorca, dla którego ten komunikat jest przeznaczony, może łatwo znaleźć potrzebną informację, zrozumieć ją i zrobić z niej użytek.” Z kolei według dr hab. Tomasza Piekota, językoznawcy i trenera prostego języka, „Prosty język to metoda tworzenia efektywnych tekstów, to znaczy tekstów czytanych szybko i z mocą, klarownych, oszczędnych, przyjaznych i eleganckich.”
Tak mówią definicje. Pora je rozłożyć na części pierwsze i przyjrzeć się z bliska temu zagadnieniu.
Konstruując jakikolwiek komunikat, w centrum naszej uwagi powinien być odbiorca. To od niego zależy, jak wygląda komunikacja. Ta zasada przyświeca również prostemu językowi. Jeżeli masz zapamiętać z tego wpisu tylko jedno, to niech będzie to, że w prostym języku najważniejszy przekaz jest widoczny od razu i jest on zrozumiały dla odbiorcy.
Dlaczego prosty język?
Idea prostego języka nie jest nowa. Od kilku lat korzystają z niej między innymi pracownicy Służby Cywilnej w Polsce, urzędy miejskie, banki, firmy ubezpieczeniowe czy firmy energetyczne – w komunikacji z klientami.
Coraz więcej instytucji widzi korzyści, jakie przynosi prosty język. Odbiorcy szybciej czytają tekst, więcej z niego rozumieją, na dłużej zapamiętują informacje. Co ważne – skuteczniej działają na podstawie treści oraz czują się dobrze w relacji z nadawcą.
Z drugiej strony – organizacje wykorzystujące prosty język zapewniają sobie skuteczniejszą i szybszą komunikację z interesariuszami. Mają mniej zapytań i reklamacji, a klienci szybciej reagują na wezwania na piśmie. To pośrednio przyczynia się do oszczędności zarówno czasu, jak i pieniędzy. Prosty język pozytywnie wpływa na wizerunek firmy, która postrzegana jest jako przyjazna dla otoczenia w kontekście społecznym.
Prosty a łatwy język
Zanim przejdziemy do kilku zasad prostego języka, dwa słowa o łatwym języku. Mimo podobieństw są to dwa różne pojęcia. Łatwym językiem (easy to read – ETR) określamy tekst łatwy do czytania. Powstał jako odpowiedź na potrzeby dostępu do informacji przez osoby z niepełnoprawnością intelektualną. Są to treści łatwe do przeczytania i zrozumienia. Przydatny jest również dla osób z demencją czy obcokrajowców, którzy nie znają danego język w stopniu zaawansowanym.
Zasady prostego języka
Wiemy już, czym jest prosty język, pora więc na cream de la cream tego wpisu, czyli jego zasady. Jest ich kilka i w zależności od źródła ich liczba się zmienia. Na potrzeby tego wpisu wybrałam siedem z nich, które według mnie najlepiej oddają istotę prostego języka.
1. Myśl o odbiorcy
Czyli coś, o czym wspomniałam na samym początku – w centrum prostej komunikacji jest odbiorca. To, kim on będzie, wpłynie na to, jak na przykład przygotujesz pismo. W korespondencji z inspektorem budowlanym możesz użyć terminów technicznych, ale w piśmie do zwykłego Kowalskiego już niekoniecznie. Pisz w możliwie prosty i przystępny sposób.
Przed przystąpieniem do pisania, odpowiedz na kilka pytań. Pomogą one przygotować komunikację w taki sposób, aby była ona jak najbardziej nakierowana na odbiorcę.
a. Kto jest moim odbiorcą?
b. Co odbiorca wie już o sprawie?
c. Co odbiorca powinien wiedzieć?
d. Jakie pytania stawia sobie odbiorca?
e. Jaki jest cel pisma? Co muszę napisać, aby to osiągnąć?
f. Jakie są cele odbiorcy? Co muszę napisać, żeby je osiągnął?
2. Używaj zrozumiałych słów
Co kryje się pod sformułowaniem „zrozumiałe słowa”? To wyrażenia, które są powszechnie znane, z którymi spotykamy się na co dzień. Staraj się unikać języka branżowego i skomplikowanych terminów. Nie używaj również skrótowców – zmniejszają one przejrzystość treści i nie zawsze są zrozumiałe dla wszystkich.
Poszukaj synonimów, które sprawią, że tekst będzie łatwiejszy w obiorze. Na przykład – zamiast napisać „dokonać formalnej oceny” – napisz „ocenić”. „W dniu dzisiejszym” możesz zastąpić słowem „dzisiaj”, a „należy uiścić” – „opłać.”
3. Twórz krótkie zdania
Długie zdania są zazwyczaj skomplikowane. To powoduje, że są trudne w odbiorze. Pisz zwięźle, rzeczowo i na temat. Wyrzuć informacje, które nic nie wnoszą i są zapychaczami. W pierwszej kolejności stosuj najprostsze formy. Krótkie zdanie to takie, które mam maksymalnie 15 – 20 wyrazów. Stosuj zasadę – jedna myśl to jedno zdanie.
4. Unikaj strony biernej
Kiedy możesz, pisz aktywnie i osobowo. Aktywna forma jest bardziej bezpośrednia i dynamiczna. Osobowe formy czasowników odnoszą się do różnych osób i liczb. Stosujemy je w formie liczby pojedynczej i mnogiej, w pierwszej, drugiej i trzeciej osobie.
Nie pisz, że coś „zostało zrobione”, tylko napisz: „zrobiliśmy/zrobiłem/ zrobiłam/”. Z kolei sformułowanie „należy przesłać” zastąp słowem „prześlij”.
5. Unikaj rzeczowników odczasownikowych i imiesłowów
Każdy o nich słyszał (chociażby na lekcjach z języka polskiego 😉), niewielu pamięta, czym są. Najprościej mówiąc, imiesłowy to nieosobowe formy czasownikowe kończące się na -ąc , -ący, -ące, -ąca, na przykład: „potwierdzający”, „pisząc”, „zgłaszając”. Rzeczowniki odczasownikowe to słowa zakończone na -anie, -enie, – cie. Opisują one ukryte czynności i często łączą się ze zwrotami „w razie…”, „z powodu…”, „w przypadku…”.
To jak pisać, żeby zastąpić tego typu słowa? Tak jak w puncie wyżej – aktywnie i osobowo.
Przykład:
Zamiast: Zgłaszając nieprawidłowości należy podać adres szkynki ePUAP. W przypadku nieposiadania adresu skrzynki ePUAP, należy podać adres e-mail.
Napisz: Aby zgłosić błąd, podaj adres skrzynki ePUAP. Jeśli go nie masz, wpisz adres e-mail.
6. Zadbaj o strukturę pisma
Odpowiednia struktura pisma jest to ważna, zarówno przy pismach do klientów, jak i w komunikatach prasowych.
Początek pisma jest jego najważniejszą częścią. Powinien być tak napisany, żeby wyjaśniał istotę sprawy opisaną w tekście i przedstawiał podstawowe informacje. Po jego przeczytaniu odbiorca powinien wiedzieć, o czym jest tekst. W następnych akapitach uzupełnij materiał o kontekst i szczegóły, dodaj tło i na końcu ewentualne podstawy prawne.
Za pomocą akapitów buduj zamknięte całości. Każdy element sprawy lub oddzielną myśl opisz w oddzielnych akapitach (oczywiście w ramach możliwości). Dobra struktura pisma tworzy uporządkowany łańcuch myśli.
7. Opracuj tekst graficznie
I nie mam tu na myśli stworzenia infografiki. 😉 Chodzi o wizualne uporządkowanie tekstu. Dzięki temu będzie on bardziej czytelny na pierwszy rzut oka. Stosuj nagłówki, śródtytuły, dziel tekst na logiczne fragmenty, stosuj wypunktowania.
W dzisiejszych czasach w prostocie tkwi siła. I dotyczy to również komunikacji. Wierzę, że stosują powyższe zasady, będziesz w stanie komunikować się ze swoimi odbiorcami w sposób prosty.
Materiały dodatkowe
Rozmowa z dr hab. Tomaszem Pikotem na temat prostego języka.
TEDx Katowice – Tomasz Piekot: Język 3 pach
Prosty język – 10 zasad
Prosty język w świecie administracji publicznej i biznesie
Źródła
Komunikacja pisemna. Rekomendacje, wydanie drugie, rozszerzone, Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Warszawa 2017
Prosty język jako gra zespołowa: refleksje trenera, językoznawcy, praktyka, Kozioł-Chrzanowska E., Niepytalska-Osiecka A., Zandberg-Malec J., Ogrodniczuk M., Poradnik Językowy 8/2022
Nie taki urząd straszny, jak o nim mówią… Prosty język w Urzędzie Miasta Poznania – dobre praktyki, Ruta-Korytowska K., Poradnik Językowy 8/2022
Eksperyment Banku Światowego oraz Krajowej Administracji Skarbowej w świetle zasad prostego języka, Dominiak D., Oblicza Komunikacji 11/2019
Informacja dla wszystkich. Europejskie standardy przygotowania teksy łatwego do czytania i zrozumienia, Inclusion Europe
Prosty język na wesoło, Portal Funduszy Europejskich: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/promocja/prosto-o-funduszach-europejskich-1/prosty-jezyk-na-wesolo/
Poznaj 10 zasad prostego języka w Centralnym Ośrodku Informatyki, https://www.gov.pl/web/cyfryzacja-badania-i-projektowanie/proste-jak-jezyk
