Konferencja prasowa – po co?

Konferencja prasowa jest jednym z narzędzi bezpośredniego kontaktu z mediami. Umożliwia jednoczesne przekazanie informacji licznej grupie dziennikarzy. Warto pamiętać, że powinna być ona narzędziem do osiągnięcia zakładanego celu, a nie celem samym w sobie.

Organizując konferencję prasową pierwszym pytaniem, które powinniśmy sobie zadać, jest: Po co? To wydarzenie musi mieć dobry powód. Ważny dla firmy, a przede wszystkim dla mediów. Po to, żeby ich przedstawiciele nie wyszli z konferencji z poczuciem zmarnowanego czasu.
W decyzji, czy organizować konferencję prasową, pomocne będą dodatkowe pytania:

1. Czy temat nadaje się na newsa i jest wartościowy?
2. Czy temat wymaga pogłębienia, ponieważ np. jest zbyt złożony? Czy nie wystarczy sam komunikat prasowy?
3. Czy konferencja będzie miała wartości dodane, np. możliwość zadania pytań lub porozmawiania z ekspertami?

Nie muszę chyba dodawać, że na każde pytanie odpowiedź powinna brzmieć „tak”.

Co może być powodem do zorganizowania konferencji prasowej?

Konferencję prasową powinniśmy zorganizować, kiedy mamy coś ciekawego i ważnego do zakomunikowania – nie tylko z punktu widzenia firmy, ale przede wszystkim opinii publicznej i mediów. Może to być np. zakończenie ważnego projektu lub przyjęcie nowego programu działania, które są ważne dla otoczenia zewnętrznego przedsiębiorstwa. To także dobre narzędzie do przedstawienia tematów trudnych, np. z punktu widzenia technologicznego lub biznesowego, które ciężko wyjaśnić w zwięzłej informacji prasowej.
Ważnym powodem do zorganizowania konferencji prasowej jest sytuacja kryzysowa. Wydarzenie zagwarantuje przekazanie spójnego, najświeższego komunikatu, a także przedstawienie stanowiska instytucji czy firmy w danym temacie.
Nie powinniśmy zapominać, że konferencja prasowa jest również jednym ze sposobów na nawiązanie relacji z dziennikarzami, a także możliwością poznania ich potrzeb. Dlatego warto dopuścić ich do głosu w sesji Q&A lub umożliwić im porozmawianie z przedstawicielami lub zarządem firmy czy z ekspertami.

Inne formy spotkań z dziennikarzami

Mówiąc o konferencji prasowej, nie sposób nie wspomnieć o briefingu prasowym, który jest również formą spotkania z dziennikarzami. Jest krótszy niż konferencja, ma uproszczony charakter, streszcza to, co w danym momencie jest najważniejsze w danej organizacji. Służy przekazywaniu zwięzłych informacji lub stanowiska w danej sprawie.
Drugim rodzajem bezpośredniego kontaktu z dziennikarzami są spotkania prasowe w terenie, podczas których można zaprezentować np. postęp w budowie ważnego obiektu lub pokazanie działań klienta w czasie rzeczywistym.
Dla jednego z naszych klientów z branży ciepłowniczej zorganizowaliśmy spotkanie z dziennikarzami z okazji demontażu napowietrznej magistrali ciepłowniczej. Prace prowadzone były nocą, ponieważ trzeba było zatrzymać ruch drogowy. To trudne technologicznie działanie przyciągnęło dziennikarzy, którzy mieli okazję porozmawiać z zarządem firmy, a przedstawiciele działów foto wykonali unikatowe i atrakcyjne zdjęcia.

Podsumowując

Myśląc o konferencji lub briefingu prasowym należy przede wszystkim mieć dobry powód – istotny dla mediów i opinii publicznej, a nie tylko dla firmy czy instytucji. Jeżeli takowy występuje, to nie pozostaje nic innego niż przystąpić do organizacji wydarzenia, co opiszemy w kolejnym artykule.